12 موردی که باید در فرهنگ لغت WBS بگنجانید
به گزارش وبلاگ فوتبال، خبرگزاری خبرنگاران- ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه و مهندسی سیستم، تجزیه و تحویل گرا بودن یک پروژه به اجزای کوچک تر است. ساختار شکست کار یک پروژه کلیدی قابل تحویل است که کار تیم را در بخش های قابل مدیریت سازماندهی می نماید. همچنین مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK) ساختار شکست کار را به عنوان تجزیه سلسله مراتبی از کل کار اجرا شده توسط تیم پروژه برای تحقق اهداف پروژه و ایجاد محصولات قابل تحویل تعریف می نماید.
فرهنگ لغت WBS چیست؟
فرهنگ لغت WBS یک سند پشتیبانی از ساختار شکست کار ( WBS ) است. این داده های پشتیبانی در خصوص وظایف پروژه را در WBS فراهم می نماید. این اطلاعات می تواند از هر نوع و قالبی باشد، از اطلاعات متنی گرفته تا داده های عددی تا تاریخ های مهم.
بسیاری از منابع WBS Dictionary را به عنوان ابزاری برای توصیف بسته های کاری توصیف می نمایند. بسته های کاری به عنوان کمترین عناصر در هر پایه WBS تعریف شده اند. در حالی که این عبارت درست است، دیکشنری WBS در واقع هر عنصر را در WBS توصیف می نماید.
دیکشنری WBS درست مانند ساختار شکست کار در قالب سلسله مراتبی ایجاد می گردد. برای درک مرزهای آن و اطمینان از همسویی با عناصر سطح پایین، ابتدا باید توصیفات سطح 1 ایجاد گردد. این بهترین راه برای اطمینان از رعایت 100 ٪ قانون است. به طور خلاصه، این یک بانک اطلاعاتی برای داده های وظایف پروژه است.
ساختار شکست کار ( WBS ) نام کارها را ثبت می نماید، به عنوان مثال Build Fence و بیشتر اسامی وظایف در انجام کار کاملاً توضیحی هستند، بااین وجود نام کارها به تنهایی اطلاعات زیادی را منتقل نمی نماید. فرهنگ لغت WBS اطلاعات اضافی را ارائه می دهد که توسط خود نام کار ارائه نشده است.
تعریف
تعریف رسمی مدیریت دانش ( PMBOK ) از فرهنگ لغت WBS این است:
سندی که اطلاعات قابل تحویل، فعالیت و برنامه ریزی دقیق در خصوص هر جز در ساختار تجزیه کار را ارائه می دهد.
قالب بندی
هیچ قالبی برای دیکشنری WBS وجود ندارد، اما معمولاً به شکل یک سند متنی درمی آید. با این حال، تقسیم بندی سبک صفحه گسترده برای هزینه ها یا ورود به یک محصول نرم افزاری مدیریت پروژه به همان اندازه معتبر است.
فهرست
دیکشنری WBS می تواند شامل هر اطلاعاتی باشد که برای انتقال اطلاعات ثانویه در خصوص عنصر WBS ضروری تشخیص داده می گردد، مانند این 12 مورد:
- شناسه کد یا حساب
کد شناسایی پروژه، به عنوان مثال 5 گیاه درخت یا کد کار سازمانی، به عنوان مثال 351674 درخت گیاه
- توضیح کار
گاهی اوقات توصیف خوب از کار، پایه محکمی برای کار فراهم می نماید و یک ابزار ارتباطی عالی است که به شما امکان مقایسه نتایج با انتظارات را می دهد همچنین می تواند به هرکسی که باید بداند در یک زمان تعیین چه کاری باید انجام دهد، اطلاع داده می گردد.
- فرضیات و محدودیت ها
تقریباً هر وظیفه در جایی که با سایر وظایف پروژه، تجهیزات، اعضای تیم و خطوط دارایی تلاقی می نماید، فرضیات و محدودیت هایی دارد. برنامه ریزی برای این مفروضات و محدودیت ها در WBS یک روش خارق العاده برای حفظ بالای آنها است.
- سازمان مسئول
هر وظیفه باید شخصی داشته باشد که مسئولیت آن را برعهده داشته باشد، اعم از آنکه شخص باشد یا واحد سازمانی.
- برنامه ریزی نقاط عطف
تاریخ شروع و انتها کار یکپارچه در برنامه زمان بندی پروژه است که یکی از مؤلفه های مهم برنامه مدیریت پروژه است. این تاریخ های شروع و انتها و همچنین نقاط عطف مهم موقت را می توان در فرهنگ لغت WBS ثبت کرد. به عنوان مثال، تاریخ خرید درخت.
- برنامه های مربوط به فعالیت ها
طبق PMBOK ، WBS به جای لیست وظایف، یک زیرمجموعه تحویل گرا از پروژه است. با این حال، این دو در عمل اغلب یکی هستند. درهرصورت، وظایف پروژه که با یک عنصر WBS مطابقت دارند می توانند در فرهنگ لغت WBS گنجانده شوند.
- منابع موردنیاز
این بسیار مفید است. اگر کاری نیاز به ابزار، مواد یا قطعه ای از تجهیزات داشته باشد، فرهنگ لغت WBS مکانی عالی برای قرار دادن این اطلاعات است.
- برآورد هزینه
هر کار برآوردی را به عنوان بخشی از مدیریت هزینه پروژه دریافت می نماید که اگرچه جدا از WBS است، اما می تواند در فرهنگ لغت WBS گنجانده گردد. غالباً زمان موردنیاز برای انجام یک کار مهم ترین هزینه آن است.
- الزامات کیفیت
امروزه، تقریباً همه موارد استاندارد کیفیتی برای آن نوشته اند. یا از سازمان استاندارد بین المللی ( ISO ) ، یا سازمان های استاندارد مخصوص کشور، یا سازمان های استاندارد صنعت خاص در غیر این صورت، شما می توانید استانداردهای کیفیت خود را برای پروژه خود ایجاد کنید، اما بهانه ای برای نداشتن استانداردهای نوشتاری کیفیت برای هیچ یک از عناصر WBS نیست.
- ملاک پذیرش
این یک عنصر عالی WBS است. چه کسی تصمیم می گیرد کار به طور قابل قبولی صورت گرفته باشد؟ آنها از چه معیارهایی استفاده می نمایند؟ اگر این معیارها وجود نداشته باشد، شاید ارزش آن باشد که در ابتدای پروژه تعریف گردد.
- منابع فنی
بیشتر کارها نوعی عملکرد فنی را انجام می دهند. امروزه تقریباً همه عملکردهای فنی دارای نوعی ارجاع فنی هستند که بر آن حاکم هستند، به عنوان مثال راهنما، کتابچه راهنما یا استاندارد.
- اطلاعات توافق نامه
بسیاری از وظایف با توافق نامه شرکت، قرارداد یا مواردی ازاین دست اداره می شوند. به طور کلی، فرهنگ لغت WBS باید دارای اطلاعات کافی باشد تا سطح مطلوبی از کنترل پروژه را فراهم کند. هنگام ایجاد WBS ، عناصر تا حد زیادی بر اساس کنترل هزینه انتخاب می شوند، یعنی مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که هر کار WBS بیش از بودجه یا عقب مانده از برنامه (یا هر معیار موفقیت دیگر پروژه) نیست.
از این مقاله این مطلب را فهمیدیم که فرهنگ لغت WBS تمام اطلاعات پشت WBS را که برای مدیریت هر کار ضروری است، ارائه می دهد. کنترل پروژه می تواند بیش از صرف زمان و هزینه باشد. هر کار می تواند معیارهای موفقیت داشته باشد که شامل مواردی مانند بهبود کیفیت، کاهش عوامل قراضه، بهبود روحیه، کاهش غیبت، کسب کار در آینده، بهبود محیط، افزایش شهرت و بسیاری موارد دیگر است.
فرض کنید ما یک پروژه داریم که شامل کاشت درخت است. ساختار شکست کار لیستی از وظایف پروژه است، مانند این:
دیکشنری WBS شامل اطلاعات ثانویه در خصوص هر کار است، مانند این:
- درخت موجود را حذف کنید
یک پیمانکار ازبین برنده درخت برای حذف درخت قدیمی فراخوانده خواهد شد. پیش بینی می گردد آنها به چمن نزدیک درخت آسیب بزنند که این امر به جوش زدن مجدد نیاز دارد؛ بنابراین پیش بینی می گردد هزینه های شما 1500 دلار باشد.
- حفره
این کار به یک مینی بیل مکانیکی نیاز دارد که می توان آن را در فروشگاه آهن آلات خیابان اجاره کرد. یک دوره آموزشی یک روزه باید انجام گردد.
- درخت بوته
برای کاشت درخت، به دلایل ایمنی باید از یک مددکار استفاده گردد. درخت باید طبق آیین نامه شهر کاشته گردد.
- محوطه سازی
این کار نیاز به گذاشتن خاک سطحی و کاشت چندین گل دارد که در گلخانه خریداری می گردد.
نحوه ایجاد دیکشنری WBS
پس از تأیید ساختار شکست کار، می توان فرهنگ لغت WBS ایجاد کرد. ایجاد فرهنگ لغت WBS توسط مدیر پروژه انجام می گردد و توسط اعضای تیم پروژه که کارشناسان موضوع اصلی هستند ( SME ) توسعه یافته است. رویکرد توسعه با عناصر سطح 1 شروع می گردد، در هر پایه پایین می آید و با بسته های کاری سرانجام می یابد. این رویکرد سلسله مراتبی تضمین می نماید که کار در هر سطح 1 در تراز و مطابقت با قانون 100 ٪ باقی بماند.
هنگام ایجاد فرهنگ لغت WBS ، مهم است که محتوای هر Element مختصر باشد. هدف اصلی فرهنگ لغت WBS این است که اعضای تیم پروژه درک درستی از کارهایی که در همه عناصر و به ویژه بسته های کاری انجام می گردد، داشته باشند. این یک بازنویسی در بیانیه دامنه، بسته مجوز کار، قرارداد یا قرارداد و غیره نیست.
منابع
https://www.workbreakdownstructure.com/wbs-dictionary
https://balancedscorecard.org/bsc-basics/what-is-a-strategy-map/#:~:text=A %20 strategy %20 map %20 is %20 a,is %20 created %20 by %20 the %20 organization .
منبع: خبرگزاری آریا